Nicht nur im Handbuch aktueller Autos, auch in zahlreichen Unternehmen werden etliche der beliebten 3-Buchstaben-Abkürzungen verwendet. Die Fantastischen 4 wanderten 1999 in ihrem Hit MfG (Mit freundlichen Grüßen) sprachlich nach und nach durch verschiedene Lebensbereiche . Sitzt man mit den richtigen Menschen in einem Meeting, dann erinnert man sich wohl oft an den komplizierten Text. Oft wissen die, die sie verwenden, selbst nicht exakt, wofür die Abkürzung steht. Stolpert man über die Abkürzungen KVP, oder CIP, sowie TPS, dann geht es um das Lean Management. Ein Schlagwort, das für eine Denkweise steht, die für die Optimierung von Prozessen entwickelt wurde. Lean Management, einfach erklärt, steht für den Versuch Probleme bei der Wurzel zu packen und laufend alle Schritte in Frage zu stellen. Was einfach klingt, ist im Grunde ein nie endender Prozess, der eine intensive Auseinandersetzung mit allen Details einer Abfolge von Arbeitsschritten bedingt. Ist man bereit, alles in Frage zu stellen, kann man mit Lean Management viel Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Qualität steigern.
Toyota
Toyota ist einer der größten Automobilhersteller der Welt und auch eines der größten börsennotierten Unternehmen. Mitte des 20. Jahrhundert entwickelte der Produktionsleiter, Taiichi Ōno, das sogenannte Toyota Production System. Er hatte Erfahrungen bei der Ford Motor Company gesammelt und adaptierte die Arbeitsweise von Ford auf die Bedürfnisse von Toyota. Dazu stellte er eine Reihe von Grundsätzen auf und entwickelte ein umfassendes Regelwerk für die Umsetzung. Später wurde das System dokumentiert und die Ideen des Toyota Production Systems als universelles Managementsystem verbreitet. Will man Lean Management verstehen, dann muss man sich mit den Grundsätzen von Taiichi Ōno auseinandersetzen. Einfach erklärt geht es beim Lean Management darum, ständig mögliche Fehler zu suchen. Fehler können Verschwendung, Unregelmäßigkeiten, oder Überlastung sein. Um diese drei Fehler zu vermeiden, wird ständig kritisch hinterfragt, ob es Verbesserungspotential gibt. So werden die Prozessschritte nach einander immer wieder überprüft und adaptiert.
In Japan steht die Wiege des Lean Managements. In den Produktionshallen von Toyota wurde zuerst Kaizen praktiziert und hat Toyota an die Weltspitze gebracht
Kaizen
Das grundlegende Prinzip des Lean Managements ist Kaizen. Kaizen ist das japanische Wort für Wandel, oder Veränderung. Es geht darum, sich ständig zu hinterfragen und kleine Anpassungen vorzunehmen. Jeder einzelne Handgriff wird genauso überprüft, wie das Zusammenspiel der Prozesskette. Findet man Fehler, werden sie ausgebessert. Dabei bleiben weiterhin die drei Arten von Fehlern im Fokus. Muda, die Verschwendung, Mura, die Unebenheiten und Muri, die Überlast. Alle drei müssen vermieden werden. Wobei die Verschwendung sich nicht nur auf die Verschwendung von Materialien bezieht. Muda kann auch beim Einlagern von Rohstoffen auftreten. Lagert man mehr, als man braucht, ist das, glaubt man dem Lean Management, Verschwendung. Ziel muss sein, die Rohstoffe immer dann zur Hand zu haben, wenn man sie braucht. Mura, die Unebenheiten, oder Unregelmäßigkeiten, beziehen sich auf die unregelmäßige Belastung der Mitarbeiter. So ist es beispielsweise ein Problem, wenn es Phasen gibt, in denen die Arbeitslast massiv steigt und andere, in denen man mehr als genug Zeit hat.
Regelmäßigkeit
Jeder, der eine solche Arbeitssituation kennt, weiß, wie belastend das sein kann. Einigt man sich auf einen Abgabetermin, erweitert aber munter den Umfang der Arbeit, dann wird es immer stressiger, je näher der Termin rückt. Ziel des Lean Managements wäre es, die Arbeitslast möglichst normal zu verteilen. So kann man jeden Tag vergleichbare Leistung bringen. Das steigert die Qualität der Arbeit und verhindert Überlastung der Mitarbeiter. Muri, die Überlast drückt ebenfalls auf die Qualität. Ob einzelne Mitarbeiter, oder der ganze Betrieb überlastet ist, spielt keine Rolle. Unter Hochdruck, bzw. Überlastung, leidet die Arbeit. Direkt, indem Mitarbeiter aus Zeitmangel weniger sorgfältig arbeiten, aber auch indirekt, wenn sich die Folgen langer Überlastung in der Belegschaft bemerkbar macht, oder die Maschinen Verschleißerscheinungen zeigen. Mura, Muri und Muda sind also Gründe für Fehler und verursachen unnötige Kosten. Ziel des Lean Management ist es, sie zu verhindern.
Die Automobilherstellung ist ideal für Lean Management. Eine Vielzahl einzelner Schritte, die nacheinander abgewickelt werden müssen
Qualität
Das Toyota Production System hat das Ziel, in jeder Hinsicht effizient zu sein und gleichzeitig ein ausgezeichnetes Produkt zu schaffen. Der Weg dahin sind viele kleine Schritte. Einer der vielen Grundsätze bei diesem kontinuierlichem Verbesserungsprozess KVP, ist die Nähe zum Prozess. Nicht in den oberen Etagen, weit über der Produktion, wird nach Verbesserungspotential gesucht. Kaizen beginnt an der Basis. Jeder und jede, die in den Prozess involviert ist, ist aufgerufen, ihn zu verbessern. Manager führen die Arbeitsschritte selbst aus, um zu erleben, wie der Prozess abläuft und das Verbesserungspotential selbst zu erleben. Die laufende Optimierung Kaizen spart aber auch Kosten. Das Prinzip, Just in time zu produzieren, also keine großen Vorräte anzulegen, sondern erst dann mit der Produktion zu beginnen, wenn die Bestellung einlangt, spart Lagerfläche und Ressourcen. Um die Bestellungen möglichst rasch abzuwickeln und immer einen Überblick über die Prozesskette zu haben, entwickelte Taiichi Ōno Kanban.
Kanban
Kanban ist heute losgelöst von den anderen Prinzipien, den Lead Managements weit verbreitet. Das System ist eine erstaunlich einfache Darstellung von Prozessen in mehreren Spalten. Es gibt verschiedene Softwaretools, die Kanban visualisieren könnnen. Im Prinzip reicht aber eine magnetische Tafel und ein paar farbige Kärtchen, sowie Magnete. Vorhaben werden zuerst in der linken Spalte montiert. Nach rechts folgen viele weitere Spalten, die den gesamten Prozessweg in seinen Einzelschritten beschreiben. So werden ganz links die Bestellungen abgehängt. Dann folgen Schritte, wie Planung, Materialbestellung, Fertigung, Endkontrolle und Auslieferung. Die Kärtchen werden von links nach rechts bewegt und in den jeweiligen Spalten befestigt. So hat man zu jedem Zeitpunkt immer einen Überblick, wie weit die einzelnen Vorhaben vorangeschritten sind und wie stark die einzelnen Stationen belastet sind. Mit diesem Überblick kann man sehr einfach für eine gleichmäßige Auslastung ohne Engpässe sorgen. Kanban ist speziell bei IT-Projekten weit verbreitet. Die verschiedenen Entwicklungsschritte einer Software lassen sich so sehr gut darstellen und vom Überblick profitiert das ganze Team.
Kanban ist ein Teil des Lean Managements. Mit wenig Aufwand erhält man damit einen ausgezeichneten Überblick über die Auslastung der verschiedenen Prozessschritte, kann Engpässe ausgleichen und Stillstände verhindern
Lean Management im Alltag
Das Toyota Production System TPS im eigenen Betrieb umzusetzen, erfordert ein gemeinsames Umdenken und ein Bekenntnis dazu. Am besten funktioniert das System dort, wo viele Handgriffe nacheinander erfolgen, um das Produkt zu fertigen. Aber es ist nicht immer erforderlich, die gesamte Philosophie zu übernehmen. Einzelne Punkte, wie eben Kanban, lassen sich sehr gut auch isoliert einsetzen. Andere Methoden, wie etwa QRQC bauen auf das Lean Management und die Ideen von Taiichi Ōno, ohne sich an alle Grundsätze zu halten. QRQC beispielsweise basiert auf dem Grundsatz, Fehler sofort zu beheben. Ōno hat dazu zwei Prinzipien aufgestellt. Die Bezeichnung Jidoka steht für die Abschaltung des Systems bei Fehlern. Statt weiterhin fehlerhafte Ergebnisse zu produzieren, wird das gesamte System gestoppt. Danach wird der Fehler gesucht und korrigiert. Erst dann startet das System wieder. Im Toyota Werk wurden dazu Schalter montiert, über die jeder Arbeiter jederzeit den Prozess stoppen konnte, wenn ein Fehler auftrat.
Poka Yoke
Neben dem Jidoka steht Poka Yoke für den Grundsatz, Fehler unmöglich zu machen. Hat man beispielsweise zwei Steckverbindungen, dann kann man Fehler vermeiden, indem man unterschiedliche Buchsen und Stecker verwendet. So kann man das Kabel gar nicht falsch verbinden. Im Lean Management finden sich unzählige Anregungen, wie man Arbeit effizienter und qualitativer machen kann. Es ist nicht immer notwendig, das ganze Unternehmen umzukrempeln und sämtliche Grundsätze umzusetzen. Stattdessen wählt man die Elemente aus, die gut zu eigenen Problemen passen und setzt sie um. Auch nach 80 Jahren können die Ideen des Toyota Production System noch Verschwendung reduzieren, die Qualität steigern und damit Prozesse effizienter, billiger und besser machen.
