Outgesourct – bei den Leisten bleiben

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Jedes Unternehmen hat sein sogenanntes Kerngeschäft. Ist das Produkt eines Unternehmens also z.B. eine Glasschiebetür, dann gibt es einiges an Know-How, wie so eine Glasschiebetür funktioniert, welche Führungsschienen, welches Glas und welcher Antrieb die beste Wahl sind. Man hat Maschinen, die die einzelnen Komponenten herstellen und Mitarbeiter, die die zusammensetzen können. Soweit so gut. Man betreibt also eine kleine, oder vielleicht sogar eine große Fabrik in der eine Glasschiebetür nach der anderen produziert wird. Das Kentgeschäft hat man gut im Griff. Allerdings gibt es da noch das eine, oder andere notwendige Übel und schon wird outgesourct, was das Zeug hält.

Was bedeutet Outgesourct?

Outsourcing ist heute in aller Munde. Es scheint für ein Unternehmen lukrativ zu sein, gewissen Geschäfsbereiche outzusourcen. Outgesourct bedeutet, dass eine Tätigkeit an ein anderes Unternehmen, oder einen anderen Unternehmensbereich abgegeben wurde. Man kauft die Dienstleistung also zu, statt sie selbst zu erbringen. Aber warum machen das Unternehmen? Die Antwort ist relativ einfach. Schon seit jeher gilt das Sprichwort “Schuster bleib bei Deinen Leisten!”. Ein gutgemeinter Aufruf. Allerdings wird auch der beste Schuster heuet nicht damit über die Runden kommen, Schuhe herzustellen und zu reparieren. Der Grund ist eine Fülle an Anforderungen, die auch ein 1-Mann-Betrieb erfüllen muss. Damit der Schuster Schuhe machen kann braucht er eine Werkstätte. Das bedeutet er braucht einen Mietvertrag und ein System um die Miete zu bezahlen. Um seiner Arbeit nachzugehen braucht er Material und Maschinen. Er muss also einkaufen und vielleicht einen Leasingvertrag aushandeln und bezahlen. Hat er einmal eine Maschine im Einsatz braucht er einen Wartungsvertrag, damit es zu keinen Aufällen kommt. Die Verträge, also der Mietvertrag, der Leasingvertrag und der Wartungsvertrag müssen verwaltet werden.

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Unternehmensbereiche

Kommt ein Kunde zum Schuster, dann braucht er ein System um die Schuhe zuzuordnen. Kassiert er muss er eine Rechnung erstellen und am Ende des Tages muss er die Einnahmen zählen und für die Buchhaltung einen Kassasturz machen. Will einen Azubi ausbilden, dann muss er sich um Schule und Arbeitsvertrag kümmern. Angestellte brauchen eine Lohnverrechnung. Hat er zu wenig Umsatz, dann muss er Werbung machen, also eine Anzeige gestalten und in verschiedenen Medien schalten. Heute braucht man eine Website, also wird der Schuster zum Webdesigner, sucht einen Provider und kümmert sich um ansprechende Fotos, damit seine Social Medie Kanäle auch laufend mit Content befüllt werden. Außen auf dem Geschäftslokal muss auch der Firmenname angebracht werden. Die Kunden sollen ja wissen, dass es hier einen Schuster gibt. Nebenbei muss der arme Handwerker dann auch noch eine Fülle von gesetzlichen Vorgaben einhalten, regelmäßige Kontrollen über sich ergehen lassen und gegebenenfalls auch noch offene Forderungen eintreiben. Viel Aufwand rund um das Schusterhandwerk. Dabei reden wir hier von einem kleinen, überschaubaren Unternehmen. Will man mit den Glasschiebetür-Markt dominieren und ist dabei erfolgreiche, dann kommen noch einige andere Bereiche hinzu, die eigentlich nichts mit der Produktion einer Glastüre zu tun haben. Diese Bereiche braucht man aber als Unternehmen. Die Lösung ist Outsourcing.

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Buchhaltung, Personal und IT

Wer Mitarbeiter hat, der braucht eine Personalverwaltung. Vom Recruitung über die Personalverrechnung, die Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten bis zum Austritt des Mitarbeiters muss sich jemand darum kümmern. Das Unternehmen muss also in die Arbeitskraft der Person, oder der Personen, die sich um die Personalverwaltung kümmern, investieren. Damit aber nicht genug, denn damit die Personalverwaltung auch korrekt und gesetzeskonform abläuft braucht man regelmäßige Schulungen. Damit es leicht von der Hand geht muss man passende Software kaufen. Dasselbe Thema hat man in der Buchhaltung. Jeder Beleg muss penibel verbucht werden. Anlagegüter müssen erfasst und in der Inventur kontrolliert werden. Einnahmen und Ausgaben müssen gegenübergestellt werden und das Management braucht einen guten Überblick, damit es die Geschicke des Unternehmens gut steuern kann. Buchprüfungen stehen in großen Unternehmen auf der Tagesordnung und auch in der Buchhaltung muss man über die komplexe Gesetzeslage Bescheid wissen. Noch ein Bereich, den man heute unbedingt benötigt, der aber mit der Glasschiebetür, oder dem eigentlichen Kerngeschäft fast nie etwas zu tun hat, ist die IT. Die EDV, das PC-Netzwerk und die Serverlandschaft inklusive der Erstellung und dem Betrieb von Software sind heute wichtiger als die meisten anderen Bereiche eines Unternehmens. Trotzdem wird hier, wie auch bei Buchhaltung und Personal, gerne outgesourct.

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Outgesourct

Ein Manager hat üblicherweise Weitblick und die Fähigkeit verschiedene Geschäftsbereiche auch ohne tiefes Verständnis zu beurteilen. Die IT ist allerdings in den meisten Unternehmen ein hohes Risiko und ein gewaltiger Kostenfaktor. Hochbezahlte Mitarbeiter, die oft sehr schwer zu ersetzen sind betreiben sündteure Hardware in Rechenzentren, die Unmengen an Energie und Kommunikationskosten verschlingen. Die IT ist das berühmte Fass ohne Boden. Dazu kommt, dass kaum ein Fachmann dieselbe Meinung hat, wie ein zweiter. So wie Apple, oder Windows eine fast schon religiöse Frage ist, so scheiden sich die Geister, wenn es um die passende Linux-Distribution geht. Welcher Server, virtuell, oder physisch ist genauso eine Streitfrage wie der Virenscanner und die Backuplösung. Alles Dinge, die ein Manager nicht gut beurteilen kann. Ausführungen der eigenen IT sind technischer Kauderwelsch und liefern selten Fakten, die einem Manager, der die Produktionskosten einer Glasschiebetür im Schlaf berechenen kann, eine plausible Entscheidungsgrundlage geben. Entweder er vertraut der eigenen Mannschaft und gibt die Kosten frei, die angefragt werden, oder er lagert das ganze unangenehme Thema aus. Und schon ist die IT outgesourct.

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Kosteneffizient

Auf dem Papier eine tolle und einfache Sache. Je nach Modell kann es auch vorkommen, dass die eigenen Mitarbeiter übernommen werden und dieselbe Crew sich weiterhin um die IT kümmert. Der Vorteil daran ist, dass die User die Mitarbeiter kennen, die Mitarbeiter das Geschäft und die Situation gut kennen, sie aber durch die Tatsache, dass sie outgesourct sind, günstiger sind. Das Unternehmen, an das die Dienstleistung outgesourct wird, trägt das Risiko. Ist ein Mitarbeiter krank, oder fällt aus, dann ist das das Problem des Outsourcingpartners und nicht mehr des Eigenpersonals. Auch für Schulungen und das klassische Am-Ball-Bleiben ist outgesourct und nicht mehr das Problem des eigenen Unternehmens. Man muss sich eigentlich keine Gedanken mehr machen. Mißstände werden aufgezeigt und Lösungen angeboten. Man beauftragt und das gesamte Risiko liegt beim Dienstleister. Aus Sicht des Unternehmens, das outsourct also ein Gewinn.

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Spezialisierte Profis

Auch der Partner, an den outgesourct wird, hat positive Effekte. Es muss nicht wissen, wie man eine Glasschiebetür produziert. Er braucht Spezialisten, die sich mit IT auskennen. Dadurch, dass er mehrere Kunden hat kann er auch mit einer größeren Mannschaft arbeiten. Damit reduziert sich das Risiko, dass bei Urlauben und Krankenständen zu wenig Personal verfügbar ist. Da er nichts anderes zu tun hat, also sich um IT zu kümmern ist die Herangehensweise ganz anders. Das Kerngeschäft ist nicht die Glasschiebetür, sondern eben die IT. Man hat mehr Erfahrung und ein größeres Team, das bei Spitzen eingreifen kann. Durch ein hohes Volumen kann der Dienstleister an den outgesourct wird Spezialisten einsetzen und damit effizienter arbeiten. Statt einen hochbezahlten und -qualifizierten Programmierer mit der Inbetriebnahme von PCs zu beschäftigen gibt es genug Arbeit um den Programmieren auszulasten und ein eigenes Team zu führen, das die Hardware ausliefert. Trennung in 1st- und 2nd-Level-Support sind Maßnahmen, die die Arbeit günstiger und effizienter machen.

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Zeitgeist und Politik

Auch wenn es verlockend ist alles outzusourcen und vom Einkauf über den Vertrieb bis zur Buchhaltung alles extern zu vergeben, bleiben einige strategisch wichtige Bereiche meist in eigener Hand. Die Buchhaltung beispielsweise ist ein solcher Bereich. Eine Standardtätigkeit, die man leicht outsourcen könnte. Da die Zahlen aber ein meist gut gehütetes Geschäftsgeheimnis darstellen und vielleicht da und dort einmal ein Auge zugedrückt werden muss, gibt ein großes Unternehmen die Buchhaltung selten aus der Hand. Ob man sich in sensiblen Geschäftsbereichen in eine Abhängigkeit begeben möchte ist jedem Management selbst überlassen. Viele erfolgreiche Firmen arbeiten in nahezu allen Bereichen mit externen Partnern zusammen und haben bis auf das Management alle Bereiche outgesourct. Ein gangbarer Weg, der durchaus modern ist. Ob sich das Outsourcing auf Dauer durchsetzen wird, oder nicht kann man heute nicht sagen. Die Bündelung ähnlicher Aufgaben in einem Unternehmen ist auf jeden Fall eine Effiziente Maßnahme. Da aber auch der Outsourcingpartner Verwaltungsaufwände hat und die Leistungsverrechnung auf beiden Sieten Aufwände verursacht muss die Wirtschaftlichkeit genau geprüft werden.

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